PERANAN TEKNOLOGI MESIN KANTOR DALAM ADMINISTRASI PERKANTORAN

Pada era globalisasi seperti saat ini, segala kegiatan administrasi perkantoran tidak lepas dari kecanggihan sebuah teknologi. Teknologi sangat berperan penting dalam kegiatan pengadministrasian perkantoran. Perkembangan teknologi pada era globalisasi seperti saat ini sangatlah meningkat, dibandingkan dengan teknologi pada  zaman dahulu yang hampir seluruh pekerjaan administrasi dikerjakan secara manual. Hal tersebut tentu sangat menguntungkan bagi tenaga administrasi. Era globalisasi menuntut para karyawan untuk selalu menyesuaikan diri dan memperluas wawasan bila tidak ingin tenggelam dalam persaingan atau rutinitas kerja.

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (1990:1158), teknologi adalah metode ilmiah untuk mencapai tujuan praktis ilmu pengetahuan terapan. Teknologi dalam kantor merupakan suatu alat atau benda yang bermanfaat dan membantu kerja karyawan (eprints.uny.ac.id). Teknologi mencakup informasi, peralatan, teknik, dan proses yang dibutuhkan untuk mengolah suatu data/dokumen dalam lembaga/instansi (eprints.uny.ac.id).

Teknologi administrasi perkantoran adalah teknologi yang diaplikasikan dalam kegiatan perkantoran yaitu digunakan untuk mencatat, menghimpun, mengolah, memperbanyak, mengirim, menyimpan, dan menyiapkan bahan-bahan keterangan secara efisien dengan menggunakan mesin-mesin kantor (http://rymed.tripod.com/hasil.html).

Perlu kita ketahui bahwa kemampuan karyawan sangat terbatas. Begitu juga dengan tenaga administrasi, karena seorang karyawan belum tentu bisa menghandle semua pekerjaan itu sendiri, apalagi pada era modern seperti saat ini. Oleh karena itu, peranan teknologi dalam sebuah administrasi sangatlah menunjang untuk menjadikan pekerjaan lebih mudah dan efektif demi mencapai tujuan yang diinginkan. Dengan adanya teknologi yang semakin canggih saat ini, para tenaga administrasi tidak perlu lagi susah payah untuk  mengerjakan pekerjaan yang rumit dan memakan waktu lama karena semua pekerjaan akan dipermudah oleh keberadaan teknologi mesin kantor.

Sebagai tenaga administrasi perkantoran yang baik, karyawan dituntut untuk memiliki skill yang terampil dan selalu meningkatkan kemampuan serta pengetahuan mengikuti perkembangan zaman. Karyawan juga dituntut untuk kerja ekstra cepat dan tepat. Oleh karena itu banyak lembaga/instansi yang berusaha mewujudkan sistem administrasi yang lebih modern, dengan harapan mempermudah pelaksanaan kegiatan administrasi. Walaupun begitu, peran tenaga administrasi tetap tidak bisa digantikan oleh teknologi mesin kantor, karena peranan teknologi dan peranan seorang karyawan sangatlah berkesinambungan.

Tujuan teknologi dalam suatu administrasi di lembaga/instansi adalah untuk mewujudkan sistem administrasi yang efektif dan efisien. Teknologi diterapkan di suatu administrasi perkantoran karena meningkatnya kompleksitas dari tugas karyawan. Teknologi merupakan hal yang sangat bisa diandalkan untuk memperlancar aktivitas administrasi kantor dan tercapainya tujuan lembaga/instansi. Hal inilah yang sangat dibutuhkan seorang tenaga administrasi yang selalu dituntut untuk cekatan, terampil, dan ulet.

Di era globalisasi seperti saat ini, teknologi berperan  sebagai  alat penunjang untuk mempercepat dan mempermudah pekerjaan perkantoran agar mencapai suatu tujuan. Misalnya dengan komputer dan berbagai programnya. Aktivitas kerja karyawan yang menggunakan perangkat komputer akan lebih efisien dan efektif bila mereka betul-betul telah menguasai cara mengoperasikannya. Teknologi mesin kantor yang sering digunakan untuk membantu tugas karyawan seperti : mesin ketik elektrik, komputer dan program-program di dalamnya, telepon, mesin fotocopy, faximile, mesin penghimpun, LCD, proyektor, scanner, arsip digital dan masih banyak lagi.

Manfaat teknologi mesin kantor dalam suatu lembaga/instansi juga berkaitan dengan keunggulan kompetitif untuk meningkatkan kualitas administrasi. Pemanfaatan teknologi kadang tidak bisa dirasakan oleh manusia namun dapat dilihat dari hasil dan kecepatan kerja (eprints.uny.ac.id). Teknologi mesin kantor membuat karyawan akan semakin mudah, lancar, sederhana, dan semakin efektif serta efisien dalam melaksanakan tugasnya. Dengan menggunakan teknologi mesin kantor, hasil kerja karyawan diharapkan kualitasnya meningkat selaras dengan teknologi yang semakin berkembang. Oleh karena itu, agar tujuan administrasi perkantoran dapat tercapai sesuai dengan harapan, sebaiknya seorang karyawan harus bisa menentukan strategi untuk mencapai sebuah tujuan dengan alat bantu teknologi modern seperti saat ini.

Peranan teknologi dalam pelaksanaan kerja karyawan adalah untuk membantu dan mendukung kerja manajerial agar pekerjaannya lebih efisien dan memuaskan (eprints.uny.ac.id). Teknologi mesin kantor dapat mempermudah tercapainya target dan memberi sumbangan yang baik pada perkembangan lembaga/instansi apabila karyawan tersebut mampu menggunakan teknologi mesin kantor secara profesional. Kemajuan teknologi mesin kantor menuntut karyawan untuk selalu menyesuaikan diri dan memperluas wawasan. Seorang karyawan harus memiliki kemampuan dan kecakapan dalam bidang teknologi agar karyawan tersebut lebih kompetitif.