SOP (STANDAR OPERATING PROCEDURE)

A.   DEFINISI SOP

SOP (Standard Operating Procedures) adalah panduan hasil kerja yang diinginkan serta proses kerja yang harus dilaksanakan. SOP dibuat dan di dokumentasikan secara tertulis yang memuat prosedur (alur proses) kerja secara rinci dan sistematis. Alur kerja (prosedur) tersebut haruslah mudah dipahami dan dapat di implementasikan dengan baik dan konsisten oleh pelaku. Implementasi SOP yang baik akan menunjukkan konsistensi hasil kerja, hasil produk dan proses pelayanan seluruhnya dengan mengacu kepada kemudahan, pelayanan dan pengaturan yang seimbang.

B.   JENIS-JENIS SOP

1.   SOP Profesl (Keilmuan/Teknis) : merupakan SOP keilmuan / teknis untuk profesi Medis , Keperawatan, dan profesi lainnya. SOP memuat proses kerja untuk Diagnostik, Terapi. Tindakan, Asuhan.

2.   SOP Pelayanan (Manajerial) : merupakan SOP Pelayanan Medik, Keperawatan, Penunjang Medik yang bersifat manajerial / administrasi atau berhubungan dengan pelayanan pasien.

3.   SOP Administrasi : mengatur tata cara kegiatan dalam organisasi termasuk hubungan antar unit kerja. dan kegiatan-kegiatan non-medis.

C. PRINSIP-PRINSIP SOP

1. Prinsip Penyusunan SOP

a.  Penyusunan SOP harus mengacu pada SOTK, TUPOKSI, serta alur dokumen.

b.  Prosedur kerja menjadi tanggung jawab semua anggota organisasi.

c. Fungsi dan aktivitas dikendalikan oleh prosedur, sehingga perlu dikembangkandiagram alur dari kegiatan organisasi.

d.   SOP didasarkan atas kebijakan yang berlaku.

e SOP dikoordinasikan untuk mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan/penyimpangan.

f.   SOP tidak terlalu rinci.

g. SOP dibuat sesederhana mungkin.

h.  SOP tidak tumpang tindih, bertentangan atau duplikasi dengan prosedur lain.

i.    SOP ditinjau ulang secara periodik dan dikembangkan sesuai kebutuhan.

2.  Prinsip Pelaksanaan SOP

Pelaksanaan SOP harus memenuhi prinsip sebagai berikut:

a.      Konsisten. SOP harus dilaksanakan secara konsisten dari waktu ke waktu, oleh siapa pun dan dalam kondisi apa pun oleh seluruh pejabat dan pelaksana di lingkungan Inspektorat Jenderal Departemen Agama.

b.    Komitmen.  SOP harus dilaksanakan dengan penuh tanggung jawab dari seluruh jajaran organisasi, dari level yang paling rendah sampai yang tertinggi.

c. Perbaikan berkelanjutan.  Pelaksanaan SOP harus terbuka terhadap segala penyempurnaan untuk memperoleh prosedur yang benar-benar efisien dan efektif.

d.    Mengikat. SOP harus mengikat pelaksana dalam melaksanakan tugasnya sesuai dengan prosedur standar yang telah ditetapkan.

e.    Seluruh unsur memiliki peran penting.  Seluruh pegawai berperan dalam setiap prosedur yang distandarkan. Jika ada pegawai  yang tidak melaksanakan perannya dengan baik, maka akan mengganggu keseluruhan proses, yang akhirnya juga berdampak pada proses penyelenggaraan pemerintahan.

f. Didokumentasikan dengan baik. Seluruh prosedur yang telah distandarkan harus didokumentasikan dengan baik, sehingga dapat selalu dijadikan referensi.

D.    TEKNIK PENYUSUNAN SOP

Berikut adalah tahapan-tahapan dalam menyusun SOP:

1.  Kumpulkan informasi sebanyak-banyaknya mengenai proses kerja baik kualitatif maupun kuantitatif. Hal ini bisa dengan berdiskusi dan melakukan tanya-jawab (interview) dengan Kepala Departemen yang sedang menjabat pada posisi yang akan dibuat SOP.

2.  Interview dilakukan agar dapat memahami secara lebih detail proses kerja yang akan dibuat.

3.  Gunakan perbandingan dengan lebih dari satu proses kerja agar alur proses kerja mendekati efektif.

4.  Gunakan setiap instrumen yang ada dan diperlukan pada setiap proses kerja (tools, hardware, software) untuk di masukkan ke dalam SOP yang akan dibuat.

5.  Catat efisiensi waktu, biaya (cost) dan energy lainnya untuk kemungkinan sistem yang akan digunakan.

6.  Sistem yang dipilih dapat sebelumnya dilakukan brain storming terlebih dahulu dengan Kepala Departemen yang bersangkutan untuk menerima pendapat dan masukan. Brainstrorming juga bisa melibatkan staff, customer dan pihak-pihak lain yang terlibat.

7.  Buat terlebih dahulu draft baku untuk dilakukan pembahasan dengan team yang ada (jika menggunakan sistem ISO, ikuti prosedur atau proses yang berlaku)

8.  Lakukan uji coba instrumen yang ada dengan draft SOP yang telah menjalani proses pembahasan.

9.  Jika dirasa sudah mewakili alur proses yang sesungguhnya serta cukup efektif dan efisien, maka minta persetujuan dari pimpinan, setelah sebelumnya dibuat draft revisi final atas SOP tersebut.

10.                Lakukan sosialisasi secara resmi kepada team terkait tas SOP baru tersebut yang akan di terapkan. Beri jangka waktu untuk persiapan antara sosialisasi dengan waktu penerapan SOP.