ETIKA BERTELEPON

1. Pengertian Etika Bertelepon

Etiket bertelepon adalah tata krama, sopan-santun,tata pergaulan dalam   bertelepon (menerima-melakukan kontak telepon) yang meliputi berbicara dengan jelas, tegas, terkesan ramah, hangat dan bersahabat.

2. Hal-hal penting etika bertelepon adalah

1.     Jangan biarkan telepon  berdering 2-3 kali segeralah angkat.

2.     Dengarkan mitra bicara dan berkonsentrasi dengan pihak penelepon (tidak melamun).

3.     Berkatalah dengan sopan dan hangat, hindari kata-kata yang bisa meyinggungi perasaan penelpon.

4.     Berikan respon secara tepat dan lugas.

5.     Berbicar sepelunya dengan volume suara cukup jelas, tegas, lancar serta hangat dan bersahabat.

6.     Siapkan perlengkapan seperlunya ketika akan menelepon, seperti nomor telepon yang dituju, buku catatan, dan pensil. Setelah itu tanyakan apakah penerima telepon punya waktu untuk berbicara.

3. Langkah-langkah dan teknik menerima telepon.

1.     Segeralah angkat jika telepon berdering.

2.     Ucapkanlah salam begitu anda mengangkat telepon.

3.     Bila penelepon menanyakan orang lain, tanyakan nama dan identitas orang yang dicari.

4.     Bila orang yang dituju tidak ada ditempat maka beritahukan dengan sopan dan tawarkan pada penelepon untuk meninggalkan pesan.

5.     Setelah menyelesaikan pembicaraan dengan penelepon sebaiknya mengucapkan salam, dan jangan meletakkan gagang telepon mendahului penelepon, tunggu sampai gagang telepon diletakkan atau telepon ditutup selama dua atau tiga detik olah penelepon.

4. Langkah-langkah dan teknik menelepon

1.     Siapkan nomor telepon yang akan dihubungi

2.     Tekan nomor telepon yang dituju dan bila sudah tersambung dan pihak yang dituju sudah menggangkat, ucapkanlah salam.  Sebelum mengutarakan maksud dan tujuan pastikan bahwa nomor yang dituju benar.

3.     Sebutkan identitas diri anda dengan jelas lalu kemukakan keinginan anda untuk berbicara dengan orang yang dituju.

4.     Berikanlah selalu kesan ramah dan ucapkan salam penutup untuk mengakhiri pembicaraan.

5. Cara menggunakan telepon yang baik

1.     Pegang gagang telepon dengan baik menggunakan tangan kanan, tempelkan telepon dekat telinga dengan benar, sebaiknya mikrophone jangan terlalu dekat dengan mulut.

2.     Usahakan nafas kita saat bicara ditelepon tidak terdengar seperti mendengus.

3.     Ucapkan salam.

4.     Tanyakan identitas penelepon.

5.     Gunakan “Smiling Voice” dan “Pitch Control” selama pembicaraan berlangsung.

6.     Simak baik-baik pesan dan kalimat penelepon.

7.     Apabila anda tidak mengerti, tidak ada salahnya anda mengulangi pertanyaan.

8.     Akhiri pembicaraan dengan salam.

9.     Letakkan gagang telepon dengan benar dan pas pada posisinya.

6. Hal-hal yang tidak boleh dilakukan pada saat komunikasi menggunakan    telepon

1.     Suara terlalu keras.

2.     Bicara ditelepon sambil makan atau berdecak.

3.     Berbicara dengan orang lain selagi berbicara ditelepon.

4.     Berbicara dengan nada kasar atau membentak.

5.     Berbicara dengan nada memerintah.

6.     Membirkan penelepon menunggu terlalu lama tanpa penjelasan.

7.     Nada dan intonasi terkesan malas atau tak ramah.

Berikut beberapa etika dalam bertelepon:

• Mengucapkan salam dan memperkenalkan diri terlebih dahulu. Mengucapkan salam wajib dilakukan dan mengenalkan diri agar lawan bicara kita tahu dengan siapa dia berbicara.
• Menggunakan bahasa yang formal, baik,dan sopan. Berguna agar tidakada kesalahpahamanarti dari lawan bicara sehingga mengetahui maksud dan tujuan dari tema pembicaraan.
• Tidakberbicara dengan orang lain selagi menelepon. Kita harusfokusdalam  satu pembicaraan saja agar tidak ada kesalahan dalam berbicara.
• Tidak berbicara sambil makan sesuatu atau mengunyah  permen. Jika kita berbicara sambil makan maka suara kita akan terdengar kurang jelas oleh lawan bicara dan bahkan dapat membuat kita tersedak, karena makan sambil berbicara.
• Berbicara tidak terlalu banyak basa basi. Jika terlalu banya basa basi akan menambah biaya telepon, menyita waktu dan membuat lawan bicara kita merasa bosan.
• Tidak berbicaradengan nada kasar apalagi membentak. Ini akan membuat kesan seperti marah-marah dan membuat lawan bicara kita akan merasa dimarahi sehingga Ia akan mengakhiri pembicaraan.
• Nada dan intonasi  bicara tidak terkesan malas atau tidak ramah. Akan menyebabkan lawan bicara merasa malas pula untuk berbicara dan malas meladeni atau bahkan tidak menghiraukan apa yang sedang kita bicarakan.
• Mencatat pesan atau pembicaraan. Semua pesan wajib dicatat agar kita tidak lupa akan pesan yang harus disampaikan.
• Sampaikanlah pesan kepada orang yang dituju si penelepon. Jika ada pesan maka pesan itu wajib disampaikan, karena setiap pesan itu pasti penting bagi si penerima pesan.