DOKUMEN & DOKUMENTASI

DOKUMEN & DOKUMENTASI

1.      Pengertian Dokumen

Menurut :

a.      Menurut KBBI

Dokumen adalah sesuatu yang tertulis atau tercetak yang dapat dipergunakan sebagai bukti atau keterangan.

b.      Menurut ensiklopedi administrasi perkantoran

Dokumen adalah warkat asli yang digunakan sebagai alat pembuktian/sebagai alat untuk mendukung suatu keterangan.

c.        Menurut Kamus Bahasa Inggris Webster

1)      Dokumen dapat membuktikan dengan keterangan dan melengkapi keterangan dengan fakta-fakta.

2)       Dokumen melengkapi keabsahan keterangan, seperti surat keterangan, pernyataan, lampiran, untuk melengkapi buku atau tesis.

2.      Pengertian Dokumentasi

Menurut :

a.      Menurut kamus administrasi perkantoran

Dokumentasi adaah suatu pekerjaan yang bertugas mencari, mengumpulkan, menyusun, menyelidiki, meneliti & mengolah, serta memelihara dan menyiapkan sehingga menjadi dokumen yang dapat digunakan

b.       Menurut hasil seminar dokumentasi

Dokumentasi adalah suatu aktivitas bagi suatu badan yang melayani badan tadi dengan menyajikan hasil pengolahan bahan-bahan dokumentasi yang bermanfaat bagi badan yang mengadakan dokumentasi ( Seminar kementrian pada tanggal 28Februari s/d Maret 1957).

c.        Menurut FID (Federation Internasional Documentation)

Dokumentasi adalah pekerjaan pengumpulan, penyusunan, dan penyebarluasan dokumen dari segala macam jenis lapangan aktivitas manusia.

3.      Perbedaan Dokumen & Dokumentasi

DOKUMEN	DOKUMENTASI
Di fokuskan pada benda/informasinya	Di fokuskan pada kegiatannya
Tidak merupakan unit kerja	Merupakan unit kerja
Bersifat pasif	Bersifat aktif
Digunakan sebagai alat bukti	Mengolah dan menyiapkan dokumen baru
Menunjang penelitian	Menyiapkan keterangan untuk penelitian

4.      Jenis-Jenis Dokumen

a.      Berdasarkan kepentingannya

1)      Dokumen pribadi
Dokumen yang menyangkut kepentingan perorangan. Contoh : Akta Kelahiran, KTP, SIM, Ijazah.

2)      Dokumen niaga
Dokumen yang berkaitan dengan perniagaan atau transaksi jual beli. Contoh : cek, nota, kwitansi.

3)       Dokumen pemerintah
Dokumen yang berisi tentang informasi ketatanegaraan suatu pemerintahan. Contoh : UU, Keppres, Peraturan pemerintah.

b.      Berdasarkan bentuk fisiknya

1)      Dokumen literer (di bidang perpustakaan)
Dokumen yang ada karena dicetak, ditulis, digambar atau direkam. Contoh : buku, majalah, film.

2)       Dokumen korporil (di bidang permuseuman)
Dokumen yang berupa benda bersejarah. Contoh : patung, fosil, uang kuno, arca.

3)      Dokumen privat (di bidang kearsipan)
Dokumen yang berupa surat/arsip Contoh : surat niaga, surat dinas, laporan

c.       Berdasarkan fungsinya

1)       Dokumen dinamis
Dokumen yang dipakai secara langsung dalam proses penyelesaian pekerjaan kantor. Ada tiga maacam dokumen dinamis :

a)      Dokumen dinamis aktif adalah dokumen yang dipakai secara terus menerus dalam proses penyelenggaraan pekerjaan kantor

b)      Dokumen semiaktif adalah dokumen yang penggunaannya sudah menurun

c)      Dokumen inaktif adalah dokumen yang sudah sangat jarang digunakan

2)      Dokumen statis
Dokumen yang tidak secara langsung dipergunakan dalam pekerjaan kantor

d.       Menurut Sifatnya

1)      Dokumen Tekstual
Dokumen tekstual adalah dokumen yang menyajikan informasi dalam bentuk tertulis.
Misalnya : majalah, buku, catalog, surat kabar dll.

2)      Dokumen Nontekstual
Dokumen nontekstual adalah dokumen yang berisi beberapa teks misal: peta, grafik, gambar, rekaman dan sejenisnya.

e.       Menurut Jenisnya

1)       Dokumen Fisik
Dokumen fisik adalah dokumen yang menyangkut materi ukuran, berat, tata letak, sarana prasarana, dan sebagainya. Dengan kata lain dokumen jenis ini berupa berkas surat-surat.

2)      Dokumen Intelektual
Dokumen intelektual adalah dokumen yang mengacu kepada tujuan, isi subjek, sumber, metode penyebaran, cara memperoleh, keaslian dokumen dan sebagainya.

f.       Menurut Dokumentasi

1)       Dokumen Primer
Adalah dokumen yang berisi informasi tentang hasil-hasil penelitian asli atau langsung dari sumbernya. Contohnya: paten penelitian, laporan, disertasi.

2)      Dokumen Sekunder
Adalah dokumen yang berisi informasi tentang literatur primer. Pada umumnya dokumen sekunder disebut dokumen bibliografi.

3)       Dokumen Tersier
Adalah dokumen yang berisi informasi tentang literatur sekunder, misalnya: buku, teks panduan literature.

5.      Ruang Lingkup dokumentasi

a.       Dokumentasi Literer
 Dokumentasi literer meliputi bidang perpustakaan. Dokumentasi ini merupakan kegiatan mengumpulkan buku, majalah, koran, brosur dan bahan pustaka lainnya yang disusun menurut sistem tertentu agar pengunjung lebih mudah mencari bahan yang diinginkan serta diperlukan.

b.       Dokumentasi Korporil
Dokimentasi korporil meliputi bidang permuseuman. Dokumentasi ini merupakan kegiatan mencari, mengumpulkan tulisan-tulisan kuno, fosil-fosil, arca-arca, dan benda-benda kuno yang disusun berdasarkan sistem tertentu.

c.        Dokumentasi Privat
 Dokumentasi privat meliputi bidang kearsipan. Dokumentasi ini merupakan kegiatan mengumpulkan warkat-warkat, arsip-arsip atau surat-menyurat lainnya yang berguna dan disimpan menurut sistem tertentu agar bila diperlukan mudah ditemukan     

6.      Kegiatan & Tugas Dokumentasi

a.      Mencari dan mengumpulkan dokumen

Pengumpulan keterangan dapat dlakukan dengan jalan :

1)      Wawancara

2)      Quisioner

3)      Observasi

4)      Menelusuri koleksi buku/keterangan lainnya

Pengadaan dokumen dapat dilakukan dengan jalan :

1)      Tukar menukar informasi

2)      Memberikan informasi

3)      Menerima informasi

4)      Berlangganan

5)      Pembelian

b.      Mencatat dokumen ke dalam buku induk dokumen

c.        Mengolah dokumen menjadi bahan dokumentasi

Prosedur :

1)      Mencari dan memilih dokumen yang akan dijadikan bahan dokumentasi

2)      Mengkaji dan melengkapi serta mempelajari secara seksama isi informasi dokumen

3)      Membuat ringkasan abstrak/terjemahan

4)      Menetapkan dokumentasi yang telah selesai menjadi bahan dokumentasi

5)      Mengelompokkan hasil pengolahan ke dalam klasifikasi tertentu

6)      Menyebarluaskan dengan menggandakan bial dibutuhkan

d.      Mereproduksi dokumen

Mereproduksi adalah kegiatan memperbanyak dokumen sesuai dengan kebutuhan seperti terjemahan, penggandaan

e.        Menyortir

Menyortir adalah kegiataan memisah-misahkan dokumen menurut jenis dan kegunaannya.

f.        Penyajian dan menyebarluaskan dokumen

Adalah kegiatan penyajian dan penyampaian dokumen kepada pemakai jasa informasi.

g.       Menyimpan dan memelihara dokumen

Adalah kegiatan memelihara, merawat serta menyimpan dokumen yang bernilai dan bila dibutuhkan selalu dalam keadaan siap pakai.

7.      Peranan dan Kegunaan Dokumentasi

a.      Adapun peranan dokumentasi bagi suatu organisasi adalah sebagai berikut :

1)      Dokumentasi memberikan pelayanan dalam bidang dokumentasi

2)      Dokumentasi menerbitkan suatu jurnal publikasi dokumentasi

3)       Dokumentasi berperan dalam menyelenggarakan konferensi atau seminar ilmiah

4)      Dokumentasi mengembangkan sistem pengolahan dokumen

5)       Dokumentasi menerbitkan dan mengembangkan catalog perkembangan ilmu pengetahuan

b.      Kegunaan dokumentasi adalah sebagai berikut :

1)      Dokumentasi memberikan informasi tentang isi dokumen kepada yang memerlukan

2)      Dokumentasi menyiapkan alat bukti dan data-data tentang suatu keterangan dokumen.

3)       Dokumentasi menyimpan dan menyelamatkan fisik dokumen dan isi dokumen.

4)       Dokumentasi melestarikan dokumen-dokumen dari kemusnahan.

5)       Dokumentasi menyiapkan isi dokumen sebagai bahan penelitian para ilmuwan.

6)       Dokumentasi mengembangkan koleksi dokumen untuk kepentingan bangsa dan Negara

7)       Dokumentasi dapat menjamin keutuhan dan keotentikan informasi yang termuat dalam dokumen.

8.      Bahan-Bahan Dokumentasi

a.      Bahan dokumentasi literal

1)      Buku

2)      Laporan

3)      Disertasi

4)      Thesis

5)      Majalah

6)      Koran

7)      Brosur

8)      Leaflet

9)      Buku petunjuk telepon

10)  Tambo

11)  Monografi

b.      Bahan dokumentasi kolporal

1)      Fosil

2)      Benda seni

3)      Arca

4)      Tugu

5)      Batu bersurat

6)      Candi

7)      Mata uang kuno

8)      Pakaian adat

9)      Film dokumenter

10)  Microfilm

11)  Pita kaset

c.       Bahan dokumentasi privat

1)      Dokumentasi sejarah ; silsilah,UUD ’45, teks pancasila, teks proklamasi, sumpah pemuda, naskah supersemar

2)      Dokumentasi niaga ; kuitansi, faktur, cek, laporan keuangan, surat perjanjian, surat pengakuan hutang

3)      Dokumentasi pribadi ; akta kelahiran, ijazah, sertifikat, SIM, KTP, surat nikah

9.      Pengaturan Kliping

a.      Pengertian

Kliping dalam kamus bahasa Inggris tertulis clipping, artinya guntingan surat kabar/koran.

b.      Kegunaan kliping

1)      Menunjang kegiatan pribadi & organisasi lainnya

2)      Menambah koleksi perpustakaan

3)      Memperkaya sumber ilmu pengetahuan

4)      Bahan bacaan dalam meningkatkan cakrawala berpikir

5)      Sumber dokumentasi informasi

6)      Masalah tertentu dapat dijadikan bukti autentik

7)      Bahan penelitian untuk makalah, thesis, dll

c.       Tujuan kliping

1)      Menyimpan, melestarikan kekayaan ilmu pengetahuan

2)      Menyebarluaskan gagasan, ide seseorang kepada orang lain

3)      Merangkum beberapa pemikiran dalam suatu bidang pengetahuan tertentu

4)      Memupuk kreatifitas seseorang

5)      Menunjang pokok bahasan bidnag study tertentu

6)      Menunjang kegiatan intelektual dalam penyusunan paper, skripsi, makalah, dan penulisan artikel lainnya

d.      Persyaratan pembuatan kliping

1)      Disusun secara rapi dan serasi

2)      Penghematan dalam kolom

3)      Pembuatan data dan fakta harus lengkap dan dapat dipertanggungjawabkan keabsahannya

4)      Mudah dalam pembuatannya

e.       Cara membuat dan mengatur kliping

1)      Kumpulkan guntingan artikel

2)      Tuliskan subjek masalah

3)      Tempelkan guntingan artikel pada lembar HVS

4)      Pada masing-masing judul artikel harus disebutkan ; sumber, tanggal/bulan/tahun terbit, halaman, dll yg perlu

5)      Jilid dengan rapi

6)      Lakukan perwajahan kliping