4. RUANG LINGKUP KEARSIPAN

-



a.    Penciptaan dan penerimaan warkat
Proses pembuatan dan penerimaan arsip baik untuk surat masuk maupun surat keluar.
b.    Penyimpanan dan penemuan kembali
1)    Kegiatan penyimpanan adalah kegiatan yang dimulai dari pemeriksan tanda pelepas sampai penempatan arsip di tempat penyimpanan.
2)   Kegiatan penemuan kembali adalah kegiatan yang dimulai dari permintaan arsip oleh pihak lain, penemuan samai dengan penyimpanan kembali arsip.
c.    Kegiatan penyelamatan
1)    Pengamanan
Menjaga kerahasiaan
2)   Pemeliharaan
Mencegah kerusakan
3)   Perawatan
Perbaikan setelah rusak
d.    Kegiatan penyusutan
1)    Kegiatan pemindahan/penilaian
2)   Kegiatan pemusnahan
3)   Kegiatan penyerahan

5.    FAKTOR KERUSAKAN
1.     Faktor internal
a.    Kualitas kertas
b.    Kualitas tinta
c.    Bahan perekat
2.    Faktor eksternal
a.    Faktor lingkungan
1)    Debu
2)   Rayap
3)   Air
4)   Api
5)   Suhu (220 c – 250 c)
6)   Sinar matahari
b.    Faktor makhluk hidup
c.    Faktor biologis
d.    Kelalaian manusia

6.    PEMELIHARAAN
1.     Pengaturan ruangan
2.    Pemeliharaan tempat penyimpanan
3.    Digunakan obat-obat pencegah
4.    Dijaga kebersihannya
5.    Penerapan peraturan

7.    USAHA PENGAMANAN
1.     Disimpan di tempat aman
2.    Penjaga arsip yang bisa dipercaya
3.    Pengendalian peminjaman
4.    Penerapan peraturan keamanan


Comments

Post a Comment

Terimakasih telah membaca. komentar Anda sangat bermanfaat untuk penigkatan kualitas blog ini

Popular posts from this blog

MENANGANI TELEPON MASUK

-
MENANGANI TELEPON MASUK Oleh : Siti Ngudyati (23) Menerima telepon sama halnya saat kita menerima tamu. Sebagai tuan rumah tentu kita harus berusaha menjadi tuan rumah yang baik dan menyenangkan. Meskipun saat bertelepon mimik muka kita tidak terlihat, bukan menjadi alasan kita berbicara semaunya. Karena suasana hati kita bisa dirasakan saat kita berbicara. A.      Etika menerima telepon 1.       Mengangkat telepon a.        Segera angkat telepon yang berdering kurang dari 3 kali dering b.       Angkat gagang telepon dengan kanan kiri, sedangkan tangan kanan bersiap dengan alat tulis dan block note c.        Menjawab telepon hendaknya singkat, jelas dan hormat tanpa mengucapkan kata HALO d.       Sebutkanlah identitas diri, kantor, atau perusahaan. Jika mpenelepon belum menyebutkan identitasnya, mintalah agar ia menyebutkannya 2.       Mengatur suara dan tata bahasa a.        Gunakan bahasa yang resmi dan komunikatif ( jelas, dapat dipahami, singkat dan tep
Read more

1. PENGERTIAN ARSIP

-
a.     Secara etimologi Kata “arsip” berasal dari bahasa Yunani, “archium”=peti untuk menyimpan sesuatu. Schollenberg menggunakan istilah “archives” sebagai kumpulan warkat itu sendiri dan “archives institution” sebagai gedung arsip atau lembaga kearsipan. Kata “arsip” dalam bahasa latin disebut “felum”(bundel)= tali atau benang. Menurut bahasa Inggris yaitu “archieve”= kumpulan warkat, record(catatan), dan file. Bahasa Belanda yaitu “archief”warkat. Bahasa Jerman yaitu “archivalen”=warkat. b.     Menurut UU no. 7 tahun 1971 1)     Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga negara dan badan-badan pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan. 2)    Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan swasta/perorangan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan. c.     Menurut Lembaga Admin
Read more

DOKUMEN & DOKUMENTASI

-
DOKUMEN & DOKUMENTASI 1.       Pengertian Dokumen Menurut : a.       Menurut KBBI Dokumen adalah sesuatu yang tertulis atau tercetak yang dapat dipergunakan sebagai bukti atau keterangan. b.       Menurut ensiklopedi administrasi perkantoran Dokumen adalah warkat asli yang digunakan sebagai alat pembuktian/sebagai alat untuk mendukung suatu keterangan. c.          Menurut Kamus Bahasa Inggris Webster 1)       Dokumen dapat membuktikan dengan keterangan dan melengkapi keterangan dengan fakta-fakta. 2)         Dokumen melengkapi keabsahan keterangan, seperti surat keterangan, pernyataan, lampiran, untuk melengkapi buku atau tesis. 2.       Pengertian Dokumentasi Menurut : a.       Menurut kamus administrasi perkantoran Dokumentasi adaah suatu pekerjaan yang bertugas mencari, mengumpulkan, menyusun, menyelidiki, meneliti & mengolah, serta memelihara dan menyiapkan sehingga menjadi dokumen yang dapat digunakan b.         Menurut hasil seminar
Read more