BUKU AGENDA

Buku agenda ialah buku catatan keluar masuknya surat yang dikirim maupun yang diterima oleh suatu kantor jawatan. Cara penggunaan buku agenda ini ada 2 macam, yaitu:

1.    Secara Double (berganda)

Surat yang diterima dan yang dikirim dicatat dalam dua buku agenda

a.    Agenda keluar, untuk mendata surat-surat yang dikirim.

b.    Agenda masuk, untuk mencatat surat-surat yang diterima.

2.    Secara Single (tunggal)

Surat yang diterima dan yang dikirim diagendakan/dicatat dalam sebuah buku agenda saja.

a.    Buku Agenda Umum, buku agenda yang digunakan untuk mencatat surat-surat yang      dikirim dan diterima oleh semua kantor.

b.    Buku Agenda Bagian, buku agenda yang digunakan untuk mencatat surat-surat yang dikirimkan oleh bagian-bagian kantor.

A.   Mengagendakan Surat

1.    Mengagendakan surat dimulai pada saat mengadakan pembukuan surat-surat.

2.    Pada awal bulan dalam satu tahun.

B.   Menutup Agenda

Buku agenda ditutup tiap-tiap akhir tahun atau pada saat jawatan kantor tidak bekerja lagi. Caranya:

1.    Garis berikutnya harus digaris tebal sebagai  garis tertutup.

2.    Dua  garis setelah  garis penutup itu dicantumkan kata-kata:

…………. tgl : ……………… th : …….

Agendaris

Cap

(Nama Terang)

Agendaris biasanya termasuk dari bagian Tata Usaha, maka kadang-kadang sekretaris juga menyatakan legalisasinya (pengesahannya) dengan mencantumkan:

Mengetahui,

Kepala Bagian Tata Usaha

Sekretaris

Muhammad Nahwan Abyan

C.   Kewajiban Agendaris

1.    Mengagendakan surat-surat yang masuk dan surat keluar dan membutuhkan catatan tentang pengagendaan masing-masing surat.

2.    Mengusahakan supaya buku-buku yang dipegang itu dapat menjadi buku petunjuk tempat dimana surat-surat itu diagendakan.

3.    Bekerja sama secara administrasi sebaik-baiknya dengan semua pejabat baik di bagian/lingkungan sendiri atau di bagian lain. 

Contoh agenda surat secara double:

Tgl	Nomor Agenda	Surat Masuk					Ket
		Tanggal	Nomor	Lamp.	Dari	Hal
17/7/06	03/B/VII/2006	16/7/06	02/BPS/DU/VII/2006	1 lembar	Bag. Pengasuhan Santri	Pemberitahuan

Tgl	Nomor Agenda	Surat Keluar			Ket
		Kepada	Perihal	Lampiran
18/7/06	06/BPS/DU/VII/2006	OSDU	Undangan	1 lembar

Contoh agenda surat secara single:

No. Urut		Tanggal		Surat		Lamp	Alamat	Hal	Ket
Masuk	Keluar	Masuk	Keluar	Tgl	No.
a.1	a.2	b.1	b.2	c.1	c.2	d	e	F	g

           

Keterangan Agenda :

1.    Untuk mencatat nomor urut surat dari surat yang masuk (a.1) atau surat yang keluar (a.2)

2.     Untuk mencatat tanggal masuknya surat (b.1) atau tanggal pengiriman surat yang akan dikeluarkan (b.2)

3.    c.1 mencatat tanggal yang tercantum pada surat masuk/keluar tersebut

c.2 mencatat nomor dari surat yang masuk/keluar dengan menuliskan seluruhnya.

4.    Untuk mencatat berapa lembar lampiran yang dilampirkan pada surat tersebut.

5.    Untuk mencatat alamat/nama pengirim dari surt  masuk atau nama/alamat dari yang dituju oleh surat yang keluar

6.    Untuk  mencatat perihal/isi surat masuk/keluar

7.    Hanya diisi keterangan yang diperlukan dari surat masuk/keluar