TUGAS-TUGAS SEKRETARIS

A.     Pengertian

Sekretaris adalah sekretaris yang tugasnya membantu seorang eksekutif atau pimpinan. Apabila ditinjau secara etimologi, sekretaris berasal dari kata “secretum” yang berarti “rahasia”, atau seceretarius atau secretarium yang berarti seorang yang diberi kepercayaan memegang rahasia.

Secara umum tugas-tugas sekretaris adalah meliputi hal-hal sebagai berikut

1.      Menerima dikte dari pimpinan.

2.      Melaksanakan korespondensi (menerima dan mengirim surat, termasuk telepon dan telegram bagi sekretaris pribadi).

3.      Menyimpan arsip-arsip yang dinilai penting.

4.       Menerima tamu-tamu pimpinan.

5.       Membuat jadwal pertemuan dan perjanjian dengan teman relasi maupun kegiatan lainnya.

6.       Menyiapkan bahan-bahan keterangan kepada pimpinan sesuai dengan kebutuhan pimpinan dalam rapat maupun kegiatan lainnya.

7.       Bertindak sebagai perantara antara pimpinan dan bawahan.

8.       Mengatur rapat-rapat dan seminar pimpinan dengan bawahan maupun pihak eksternal perusahaan.

9.       Menemani pimpinan dalam pertemuan penting.

10.  Menyusun pidato-pidato untuk pimpinan.

B.       Tugas Rutin Sekretaris

Tugas rutin adalah tugas pekerjaan yang dijumpai dan dikerjakan setiap hari, tanpa mencari atau menunggu waktu khusus dan tanpa menunggu perintah dari pimpinan untuk melakukannya.
Tugas rutin seorang sekretaris pimpinan antara lain meliputi :
1) Membuat surat.
2) Menerima dan mengirim surat.
3) Mengetik.
4) Menerima tamu dan sekaligus membuat perjanjian dengan tamu untuk kepentingan pimpinan.
5) Menerima telepon.
6) Mengirim telegram.
7) Mengirim faksimile.
8) Menerima dikte.
9) Menyiapkan rapat pimpinan.
10) Membuat laporan.
11) Menyimpan dan mengatur arsip sesuai dengan sistem kearsipan yang telah ditentukan oleh organisasi atau lembaga yang bersangkutan.

C.       Tugas-tugas Insidentil Sekretaris

Tugas insidentil seorang sekretaris pimpinan meliputi :

1.      Tugas atas prakarsa sendiri, merupakan tugas yang dilaksanakan atas inisiatif sendiri, tanpa diminta, disuruh, atau diperintah oleh pimpinannya. Sekretaris melakukan pekerjaan atas pertimbangan sekretaris itu sendiri, perlu atau tidaknya sesuatu dikerjakan guna membantu pimpinan dan meringankan beban pekerjaan pimpinannya. Tugas atas prakarsa sendiri ini, misalnya :

a.       Menyusun daftar nama rekanan atau pelanggan, lengkap dengan alamatnya, sehingga sewaktu-waktu rekanan atau pelanggan itu dapat dihubungi dengan cepat, baik melalui surat, telegram, faksimile, telepon, ataupun melalui internet.

b.      Membuat daftar nama-nama tamu yang sering berkunjung untuk keperluan negosiasi dengan pimpinan sehingga sekretaris dapat membedakan antara tamu rutin dengan tamu insidentil, yaitu tamu yang perlu melakukan janji terlebih dahulu dan tamu yang tidak perlu melakukannya.

c.       Membuat tabel atau grafik tentang hasil (produksi, pemasaran) sehingga pimpinan dapat dengan mudah dan cepat membaca data-data yang diperlukan.

2.      Tugas yang diberikan langsung oleh pimpinan, karena pimpinan tidak memiliki waktu untuk mengerjakannya sendiri atau karena ada pekerjaan lain yang lebih penting sehingga pekerjaan tersebut diserahkan kepada sekretaris untuk diselesaikan. Kadang-kadang pimpinan menganggap pada bidang-bidang tertentu sekretaris lebih menguasai sehingga ia memberi kepercayaan kepada sekretaris untuk menyelesaikannya.

D.           Menurut Drs. Sutiyoso (1991)

Mengemukakan bahwa tugas seorang sekretaris dapat dibedakan menjadi 5 (lima) kelompok bidang tugas, yaitu :

1.      Tugas perkantoran, meliputi menyiapkan meja kerja pimpinan, menerima instruksi dan dikte dari pimpinan, menangani surat-surat masuk dan surat-surat keluar, mengetik surat-surat untuk pimpinan dan membuat konsep surat yang bersifat rutin, serta mem-file dan mengindeks surat-surat.

2.      Tugas resepsionis, meliputi menerima dan menjawab telepon serta mencatat pesan-pesan lewat telepon, menerima tamu yang akan bertemu dengan pimpinan, mencatat janji-janji untuk pimpinan, dan menyusun acara kerja sehari-hari pimpinan.

3.       Tugas keuangan, menangani urusan pribadi pimpinan dengan bank, misalnya penyimpanan uang, penarikan cek, pengambilan uang dari bank dan sebagainya; membayar pajak, sumbangan dan sebagainya atas nama pimpinan; dan menyimpan catatan pengeluaran sehari-hari untuk pimpinan serta menyediakan dana untuk keperluan tersebut.

4.      Tugas sosial, yaitu mengurus rumah tangga kantor pimpinan, mengatur penyelenggaraan resepsi untuk kantor pimpinan beserta pengurusan undangannya, memberikan ucapan selamat atau menyatakan ikut berduka cita kepada relasi atas nama pimpinan.

5.      Tugas insidentil, yaitu menyiapkan agenda rapat; mempersiapkan laporan, pidato, atau pernyataan pimpinan; membuat ikhtisar dari berita-berita dan karangan yang termuat dalam surat kabar, majalah, dan sebagainya yang ada hubungannya dengan kepentingan perusahaan; mengoreksi bahan-bahan tercetak, seperti brosur, sirkuler, dan sebagainya yang ditulis pimpinan; mencari dan memilih suvernir untuk para relasi; dan mewakili pimpinan ke resepsi-resepsi.