JENIS-JENIS ARSIP

-


A. Berdasarkan Fungsi
1.     Arsip dinamis    = masih digunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan dan atau penyelenggaraan administrasi perkantoran.
2.    Arsip statis      = kebalikan arsip dinamis
B. Berdasarkan Nilai Guna
1.     Nilai guna primer        = nilai arsip yang didasarkan untuk kepentingan lembaga/instansi pencipta arsip. Meliputi :
a.    Nilai guna administrasi = didasarkan pada kegunaan untuk pelaksanaan tugas dan fungsi lembaga/instansi pencipta arsip.
b.    Nilai guna hukum    = berisikan bukti-bukti yang mempunyai kekuatan hukum atas hak dan kewajiban warga negara dan pemerintah.
c.    Nilai guna ilmiah dan teknologi = mengandung data ilmiah dan teknologi sebagai hasil penelitian murni atau terapan.
2.    Nilai guna sekunder              = didasarkan pada kepentingan arsip sebagai kepentingan lembaga/instansi lain dan atau kepentingan umum di luat instansi pencipta arsip serta kegunaannya sebagai bahan bukti pertanggungjawaban kepada masyarakat/nasional. Meliputi ;
a.    Nilai guna pembuktian      = mengandung fakta dan keterangan yang dapat digunakan untuk menjelaskan tentang bagaimana lembaga/instansi tersebut diciptakan, diatur fungsinya dan apa kegiatan yang dilaksanakan, serta apa hasil dari kegiatan tersebut.
b.    Nilai guna informasi                  = mengandung informasi bagi kegunaan berbagai kepentingan penelitian dan sejarah tanpa dikaitkan dengan lembaga/instansi penciptanya.
C.  Berdasarkan Sifatnya
1.     Arsip tertutup = dalam pengelolaan dan perlakuannya berlaku ketentuan tentang kerahasiaan surat-surat.
2.    Arsip terbuka   = boleh diketahui oleh pihak umum.
D.  Berdasarkan Tingkat Penyimpanan dan Pemeliharaannya
1.     Arsip sentral                       = disimpan di suatu pusat arsip.
2.    Arsip pemerintah = mengandung nilai khusus. Disimpan di ANRI (Arsip Nasional RI)
3.    Arsip unit/arsip mikro/arsip khusus = khusus hanya menyimpan arsip yang ada di unit yang bersangkutan.
E.  Berdasarkan Keasliannya
1.     Arsip asli
2.    Arsip tembusan
3.    Arsip salinan = arsip yang telah disalin/dicipta ulang
4.    Arsip petikan
F.  Berdasarkan Subyeknya
1.     Arsip keuangan ; kuitansi pembayaran
2.    Arsip kepegawaian ; daftar SK pegawai
3.    Arsip pendidikan ; rapor, ijazah, NISN
4.    Arsip pemasaran ;
5.    Arsip penjualan ; data barang terjual. dsb
G.  Berdasarkan Bentuk dan Wujudnya
1.     Surat
2.    Micro film
3.    Piringan hitam
4.    Pita rekaman
H.  Berdasarkan Sifat Kepentingannya
1.     Arsip penting   = arsip yang mempunyai nilai hukum, pendidikan, keuangan, dokumentasi, sejarah, dsb
2.    Arsip vital        = bersifat permanen disimpan untuk selamanya. ( akte, ijazah, buku induk mahasiswa, dsb)

Comments

Post a Comment

Terimakasih telah membaca. komentar Anda sangat bermanfaat untuk penigkatan kualitas blog ini

Popular posts from this blog

MENANGANI TELEPON MASUK

-
MENANGANI TELEPON MASUK Oleh : Siti Ngudyati (23) Menerima telepon sama halnya saat kita menerima tamu. Sebagai tuan rumah tentu kita harus berusaha menjadi tuan rumah yang baik dan menyenangkan. Meskipun saat bertelepon mimik muka kita tidak terlihat, bukan menjadi alasan kita berbicara semaunya. Karena suasana hati kita bisa dirasakan saat kita berbicara. A.      Etika menerima telepon 1.       Mengangkat telepon a.        Segera angkat telepon yang berdering kurang dari 3 kali dering b.       Angkat gagang telepon dengan kanan kiri, sedangkan tangan kanan bersiap dengan alat tulis dan block note c.        Menjawab telepon hendaknya singkat, jelas dan hormat tanpa mengucapkan kata HALO d.       Sebutkanlah identitas diri, kantor, atau perusahaan. Jika mpenelepon belum menyebutkan identitasnya, mintalah agar ia menyebutkannya 2.       Mengatur suara dan tata bahasa a.        Gunakan bahasa yang resmi dan komunikatif ( jelas, dapat dipahami, singkat dan tep
Read more

1. PENGERTIAN ARSIP

-
a.     Secara etimologi Kata “arsip” berasal dari bahasa Yunani, “archium”=peti untuk menyimpan sesuatu. Schollenberg menggunakan istilah “archives” sebagai kumpulan warkat itu sendiri dan “archives institution” sebagai gedung arsip atau lembaga kearsipan. Kata “arsip” dalam bahasa latin disebut “felum”(bundel)= tali atau benang. Menurut bahasa Inggris yaitu “archieve”= kumpulan warkat, record(catatan), dan file. Bahasa Belanda yaitu “archief”warkat. Bahasa Jerman yaitu “archivalen”=warkat. b.     Menurut UU no. 7 tahun 1971 1)     Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga negara dan badan-badan pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan. 2)    Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan swasta/perorangan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan. c.     Menurut Lembaga Admin
Read more

DOKUMEN & DOKUMENTASI

-
DOKUMEN & DOKUMENTASI 1.       Pengertian Dokumen Menurut : a.       Menurut KBBI Dokumen adalah sesuatu yang tertulis atau tercetak yang dapat dipergunakan sebagai bukti atau keterangan. b.       Menurut ensiklopedi administrasi perkantoran Dokumen adalah warkat asli yang digunakan sebagai alat pembuktian/sebagai alat untuk mendukung suatu keterangan. c.          Menurut Kamus Bahasa Inggris Webster 1)       Dokumen dapat membuktikan dengan keterangan dan melengkapi keterangan dengan fakta-fakta. 2)         Dokumen melengkapi keabsahan keterangan, seperti surat keterangan, pernyataan, lampiran, untuk melengkapi buku atau tesis. 2.       Pengertian Dokumentasi Menurut : a.       Menurut kamus administrasi perkantoran Dokumentasi adaah suatu pekerjaan yang bertugas mencari, mengumpulkan, menyusun, menyelidiki, meneliti & mengolah, serta memelihara dan menyiapkan sehingga menjadi dokumen yang dapat digunakan b.         Menurut hasil seminar
Read more