JENIS-JENIS ARSIP

Bentuk arsip bisa beragam, tidak hanya berupa lembaran dan tulisan seperti yang kerap dianggap oleh kebanyakan orang. Namun, dalam sebagian besar kantor, arsip memang terutama berupa surat atau dokumen berbentuk lembaran kertas bertulisan. Berikut ini adalah jenis-jenis arsip:

1.      Arsip Menurut Subyek atau Isinya

Menurut subyek atau isinya, arsip dapat dibedakan menjadi beberapa macam, yaitu

a.       Arsip Kepegawaian, Contoh ; data riwayat hidup pegawai, surat lamaran, surat pengangkatan pegawai, rekaman presensi, dan sebagainya.

b.      Arsip Keuangan, Contoh ; laporan keuangan, bukti pembayaran, daftar gaji, bukti pembelian, surat perintah membayar.

c.       Arsip Pemasaran, Contoh ; surat penawaran, surat pesanan, surat perjanjian penjualan, daftar pelanggan, daftar harga, dan sebagainya.

d.      Arsip pendidikan, Contoh ; kurikulum, satuan pelajaran, daftar hadir siswa, rapor, transkrip mahasiswa, dan sebagainya.

2.      Arsip Menurut Bentuk dan Wujud Fisik

Penggolongan ini lebih didasarkan pada tampilan fisik media yang digunakan dalam merekem informasi. Menurut bentuk dan wujud fisiknya arsip dapat dibedakan menjadi:

a.       Surat, contoh; naskah perjanjian/kontrak, akte pendirian perusahaan, surat keputusan, notulen rapat, berita acara, laporan, tabel, dan sebagainya.

b.      Pita rekaman

c.       Mikrofilm

d.      Disket

e.       Compact Disc (CD)

f.       Flasdisk

3.      Arsip Menurut Nilai atau Kegunaannya

Penggolongan arsip lebih didasarkan pada nilai dan kegunaannya. Dalam penggolongan ini ada bermacam-macam arsip, yaitu:

a.       Arsip bernilai informasi, contoh; pengumuman, pemberitahuan, undangan, dan sebagainya.

b.      Arsip bernilai Administrasi, contoh; ketentuan-ketentuan organisasi, surat keputusan, prosedur kerja, uraian tugas pegawai, dan sebaginya.

c.       Arsip bernilai hukum, contoh; akte pendirian perusahaan, akte kelahiran, akte perkawinan, surat perjanjian, surat kuasa, putusan peradilan, dan sebagainya.

d.      Arsip bernilai ilmiah, contoh; hasil penelitian

e.       Arsip bernilai keuangan, contoh; kuitansi, bon penjualan, laporan keuangan, dan sebagainya.

f.       Arsip bernilai pendidikan, contoh; karya ilmiah para ahli, kurikulum, satuan pelajaran, program pengajaran, dan sebagainya.

g.      Arsip bernilai sejarah, contohnya: laporan tahunan, notulen rapat, dan gambar foto dan peristiwa

4.      Arsip Menurut Kepentingannya

Penggolongan lebih berdasarkan pada sifat kepentingannya atau urgensinya, dalam penggolongan ini ada beberapa macam arsip, yaitu;

a.       Arsip tidak berguna (non sensial), contoh; surat undangan, memo, dan sebagainya.

b.      Arsip berguna, contoh; presensi pegawai, surat permoohonan cuti, surat pesanan barang, dan sebagainya.

c.       Arsip penting, contoh; surat kepentingan, daftar riwayat hidup pegawai, laporan keuangan, buku kas, daftar gaji, dan sebagainya.

d.      Arsip vital, contoh; akte pendirian perusahaan, buku induk pegawai, sertifikat tanah/bangunan, ijasah, dan sebagainya.

5.      Arsip Menurut Fungsinya

Penggolongan ini lebih berdasarkan fungsi arsip dalam mendukung kegiatan organisasi. Dalam penggolongan ini ada dua jenis arsip, yaitu:

a.       Arsip Dinamis yaitu arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.

b.      Arsip Statis yaitu arsipyang sudah tidak dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.

c.       Arsip Menurut Tempat/Tingkat Pengelolaannya

Penggolongan ini berdasarkan pada tempat atau tingkat pengelolaanya, dan sekaligus yang bertanggung jawab.

Dalam penggolongan ini arsip dapat dibedakan menjadi;

a.       Arsip pusat, arsip yang disimpan secara sentralisasi atau berada di pusat organisasi. Berkaitan dengan lembaga pemerintah; Arnas Pusat di Jakarta.

b.      Arsip Unit, arsip yang berada di unit-unit dalam organisasi. Berkaitan dengan lembaga pemerintah; Arnas Daerah di Ibukota Propinsi.

6.      Arsip Menurut Keasliannya

Penggolongan ini berdasarkan pada tingkat keaslian suatu arsip atau dokumen. Dalam penggolongan ini arsip dapat dibedakan;

a.       Arsip Asli, yaitu dokumen yang langsung terkena hentaka mesin ketik, cetakan printer, dengan tandatangan dan legalisasi yang asli, yang merupakan dokumen utama.

b.      Arsip Tembusan, yaitu dokumen kedua, ketiga dan setrusnya, yang dalam proses pembuatannya bersama dengan dokumen asli, tetapi ditujukan pada pihak lain setelah penerima dokumen asli.

c.       Arsip Salinan, yaitu dokumen yang proses pembuatannya tidak bersama dengan dokumen asli, tetapi memiliki kesesuaian dengan dokumen asli.

d.      Arsip Petikan, yaitu dokumen yang berisi bagian dari suatu dokumen asli.

7.      Arsip Menurut Kekuatan Hukum

Penggolongan ini berdasarkan pada legalitas yang dilihat dari sisi hukum. Dari segi hukum arsip dibedakan menjadi dua macam, yaitu

a.       Arsip Otentik, adalah arsip yang diatasnya terdapat tanda tangan asli dengan tinta (bukan foto copy atau film) sebagai tanda keabsahan dari isi arsip bersangkutan. Arsip otentik dapat dipergunakan sebagai bukti hukum yang sah.

b.      Arsip Tidak Otentik adalah arsip yang diatasnya tidak terdapat tanda tangan asli dengan tinta. Arsip ini berupa fotokopi, film, mikrofilm, hasil print komputer dan lain sebagainya.


Untuk menguji pemahaman kamu, cobalah soal berikut ini ya...