PENGERTIAN ARSIP DAN KEARSIPAN

Arsip dan Kearsipan 

Kata arsip dalam bahasa Indonesia diserap dari bahasa Belanda archief  yang secara etimologi berasal dari bahasa Yunani archium yang artinya peti tempat untuk menyimpan sesuatu. Pengertian arsip awalnya menunjukkan tempat atau ruang penyimpanan arsip, namun saat ini pengertian arsip lebih cenderung sebagai catatan atau surat yang memiliki nilai kegunaan yang perlu untuk disimpan dengan sistem kearsipan.

Sedangkan dalam bahasa Latin, kata arsip disebut felum (bundle) yang berarti benang atau tali. Kala itu benang atau tali digunakan untuk mengikat kumpulan lembaran tulisan atau catatan agar ringkas dan mudah dicari jika diperlukan.

Dahulu arsip identik dengan warkat yang berasal dari bahasa Arab yang berarti surat, namun dalam perkembangan lebih lanjut pengertian warkat adalah lembaran yang berisi keterangan atau informasi yang mempunyai arti dan kegunaan. Warkat juga dapat diartikan sebagai alat pembayaran non tunai yang diperhitungkan melalui Kliring.

Menurut Lembaga Administrasi Negara (LAN), Arsip adalah segala kertas, berkas, naskah, foto, film, mikro film, rekaman suara, gambar peta, bagan atau dokumen lain dalam segala macam bentuk dan sifatnya atau salinan serta dengan segala cara penciptaanya, dan yang dihasilkan atau diterima oleh suatu badan, sebagai bukti dari tujuan organisasi, fungsi-fungsi kebijakan. Kebijakan, keputusan-keputusan, prosedur-prosedur, pekerjaan-pekerjaan atau kegiatan-kegiatan lain pemerintah atau karena pentingnya informasi yang terkandung di dalamnya.

Pengertian Arsip

catatan rekaman kegiatan atau sumber informasi dengan berbagai macam bentuk yang dibuat oleh lembaga, organisasi maupun perseorangan dalam rangka pelaksanaan kegiatan. Arsip dapat berupa surat, warkat, akta, piagam, buku, dan sebagainya, yang dapat dijadikan bukti sahih untuk suatu tindakan dan keputusan. Dengan adanya perkembangan teknologi, arsip dapat berbentuk audio, video dan digital.

Mengingat jumlah arsip yang semakin banyak dibuat dan diterima oleh lembaga, organisasi, badan maupun perseorangan maka diperlukan manajemen pengelolaan arsip yang lebih dikenal dengan sistem kearsipan melalui beberapa pekerjaan atau kegiatan untuk mengelola arsip yang ada.

Berikut adalah pengertian arsip menurut beberapa ahli:

1.     Sularso Mulyono

Pengertian arsip menurut Sularso Mulyono adalah penempatan kertas-kertas dalam tempat penyimpanan yang baik menurut aturan yang telah ditentukan terlebi dahulu sedemikian rupa sehingga setiap kertas apabila diperlukan dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat.

2.      The Liang Gie

Pengertian arsip menurut The Liang Gie adalah suatu kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali.

3.      Kamus Adminstrasi Perkantoran

Pengertian arsip menurut Kamus Administrasi Perkantoran adalah kumpulan warkat yang disimppan secara teratur berencana karena mmepunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali

4.      Undang-Undang No.43 Tahun 2009 tentang kearsipan pasal 1 angka 2.

Pengertian arsip menurut Undang-Undang No.43 Tahun 2009 adalah rekaman kegitan atau peristiwa dalam bentuk berbagai dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.

5.      Dr.Basir Barthos dalam buku Manajemen Kearsipan

Pengertian arsip menurut Dr. Basir Barhos adalah setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterangan keterangan mengenai sesuatu obyek (pokok, persoalan) ataupun peristiwa.

6.      Agus Sugiarto (2005:5)

Pengertian arsip menurut Agus Sugiarto adalah kumpulan dokumen yang disimpan secara teratur berencana karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali.

7.      Hadi Abubakar (1996:8-9)

Pengertian arsip menurut Hadi Abubakar adalah Arsip dalam bahasa Indonesia berasal dari bahasa Yunani yakni “arche” yang memiliki arti permulaan. Dalam beberapa waktu, arche berkembang menjadi “ta archia” Dalam hal ini ta archia memilii arti sebagai catatan. Selanjutnya ta arcia berubah lagi menjadi “archeon” yang berarti gedung pemerintahan.

8.     Maulana (1974:18)

Pengertian kearsipan menurut Maulana adalah suatu metode atau cara yang direncanakan dan dipergunakan untuk menyimpan, pemeliharaan arsip bagi individu maupun umum dengan memakai indeks yang sudah ditentukan, biasanya untuk keperluan filling ini dipergunakan lemari, laci cabinet dari bahan baja tahan karat atau dari kayu yang terkunci, jauh dari bahaya yang tidak diinginkan.

9.     Drs. Ig. Wursanto (1989:2)

Pengertian kearsipan menurut Drs Ig. Wursanto adalah kegiatan pengurusan atau pengaturan arsip dengan mempergunakan suatu sistem tertentu sehingga arsip-arsip dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat apabila sewaktu-waktu diperlukan.

10. Ensiklopedia Administrasi

Pengertian kearsipan menurut Ensiklopedia Administrasi adalah:

Penyimpanan warkat (filing) adalah suatu bentuk pekerjaan tata usaha yang berupa penyusunan warkat-warkat secara sistematis sehingga bila diperlukan lagi warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara cepat.

Sistem penyimpanan warkat (filing sistem) adalah suatu rangkaian tata cara yang teratur menurut sesuatu pedoman untuk menyusun warkat-warkat sehingga bila diperlukan lagi warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara cepat.

11. Suraja (2006:33)

Pengertian arsip menurut Suraja adalah naskah atau catatan yang dibuat dan diterima oleh organisasi pemerintah, swasta dan perorangan mengenai suatu peristiwa atau hak dalam kehidupannya, dan dalam corak apapu, baik tunggal maupun berkelompok, yang memilki fungsi tertentu, dan disimpan secara sistematis, sehingga jika diperlukan dapa disediakan dengan mudah dan cepat. Arsip adalah suatu kumpulan warkat yang berguna dan disimpan dengan sistemasis sehingga saat diperllukan informasinya dapat ditemukan kembali dengan cepat dan tepat.

12. Maulana dalam Wursanto (1991:18)

Pengertian arsip menurut Maulana adalah tulisan yang dapat memberikan keterangan tentang kejadian-kejadian dan pelaksanaan organisasi, yang kemudian dapat berwujud berupa surat-menyurat, data-data (bahan-bahan yang dapat memberi keterangan) berupa barang cetakan, kartu-kartu, sheets dan buku catatan yang berisi koresponden, Peraturan Pemerintah dan lain sebagainya yang diterima dan dibuat sendiri oleh setiap lembaga, baik pemerintah maupun swasta, kecil atau besar.

Pengertian Kearsipan

Kearsipan adalah pengelolaan catatan rekaman kegiatan atau sumber informasi yang memiliki nilai kegunaan dengan teratur dan terencana baik itu arsip yang dibuat maupun diterima, agar mudah ditemukan kembali jika diperlukan. Sistem kearsipan yang diselenggarakan secara optimal akan memperlancar kegiatan dan tujuan lembaga, organisasi, badan maupun perseorangan. 

Kearsipan adalah suatu proses pengaturan dan penyimpanan bahan-bahan atau warkat secara sistematis , sehingga bahan-bahan tersebut dapat dicari dengan cepat atau diketahui tempatnya setiap diperlukan. Penataan seluruh kegiatan pengurusan arsip pada suatu kantor dapat disebut tata kearsipan atau administrasi kearsipan.

Kearsipan berasal dari kata arsip dalam bahasa Inggrisnya “file” sedangkan kearsipan disebut filing. File adalah bendanya sedangkan filing adalah kegiatannya. Berikut pengertian kearsipan menurut para ahli:

1.      Menurut ensiklopedi administrasi

Penyimpanan warkat adalah suatu bentuk pekerjaan tata usaha yang berupa penyusunan warkat-wartkat sehingga bila diperlukan lagi warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara tepat.

Sistem penyimpanan warkat adlah suatu rangkaian tata cara yang teratur menurut sesuatu pedoman untuk menyusun warkat-warkat sehingga bila diperlukan lagi warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara cepat.

2.      Menurut kamus administrasi

Kearsipan adalah semua rangkaian kegiatan penyelenggaraan kearsipan sejak saat dimulainya pengumpulan warkat sampai penyingkiran.

3.      Menurut R. Subroto

Kearsipan adalah aktivitas penerimaan, pencatatan, penyimpanan, penggunaan, pemeliharaan, penyusutan, dan pemusnahan arsip.

Untuk menguji pemahaman kamu, cobalah kerjakan soal berikut ini ya...